আরবি চিঠিপত্র কাকে বলে কত প্রকার কি কি এবং আরবিতে চিঠিপত্র লেখার নিয়ম বিস্তারিত part-2

আরবি চিঠিপত্র কাকে বলে কত প্রকার কি কি এবং আরবিতে চিঠিপত্র লেখার নিয়ম  বিস্তারিত part-2   

How to write Arabic letter

আরবি চিঠির অংশসমূহের বিন্যাস কীভাবে করবেন

চিঠির বিভিন্ন অংশের বিন্যাস সাধারণ ও বিশেষ প্রতিষ্ঠানসমূহে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয়; যার মাধ্যমে চিঠির আঙ্গিক গঠন সুন্দর হয়, প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের ব্যাপারে ধারণা পাওয়া যায় এবং বিন্যাসের ক্ষেত্রে তাদের দক্ষতা প্রকাশ পায়। এ বিন্যাস নানা রকমের হতে পারে। 

যথা:

• ১/পরিপূর্ণ লম্ব বিন্যাস। (التنسيق العمودي الكامل)
• 
  
• ২/লম্ব বিন্যাস। (التنسيق العمودي)
• 
  
• ৩/আংশিক লম্ব বিন্যাস। (التنسيق شبه العمودي)
• 
  
• ৪/আংশিক সন্নিবিষ্ট বিন্যাস। (التنسيق شبه المدرج)
• 
  
• ৫/পরিপূর্ণ সন্নিবিষ্ট বিন্যাস। (التنسيق المدرج الكامل)

১. পরিপূর্ণ লম্ব বিন্যাস। এ বিন্যাসে চিঠির সবগুলো অংশ ডান পাশের মার্জিন ঘেঁষে লেখা হয়, কেবল শিরোনামটা ছাড়া। এ শিরোনামের জন্য প্রতিষ্ঠান প্রধানের পক্ষ থেকে বিশেষ গঠন প্রদান করা হয়। (নমুনা দ্রষ্টব্য)

Arabic letter sample

২. লম্ব বিন্যাস। এ বিন্যাসে চিঠির সবগুলা অংশ ডান পাশের মার্জিন ঘেঁষে লেখা হয়, কেবল তারীখটা ছাড়া। তারীখ লেখা হয় বাম পাশে উপরের দিকে সেই সারিতে, যে সারিতে الرقم তথা সংখ্যা লেখা হয়। এটি পরিপূর্ণ লম্ব বিন্যাসের মত। তবে একটা পার্থক্য আছে, তা ‘তারিখ’ লেখার ক্ষেত্রে। (নমুনা দ্রষ্টব্য)

example of Arabic letter

৩. আংশিক লম্ব বিন্যাস। চিঠির সবগুলো অংশ ডান মাজিন ঘেঁষে হবে, তবে তারীখ ও স্বাক্ষর এ দুটো অংশ বাম দিকে হবে। তারীখ হবে চিঠির বাম দিকে উপরে, الرقم তথা সংখ্যার সারিতে। আর স্বাক্ষর হবে বাম দিকে নিচে। (নমুনা দ্রষ্টব্য)

Arabic letter sample

৪. আংশিক সন্নিবিষ্ট বিন্যাস। এটা অনেকটা ‘আংশিক লম্ব বিন্যাস’-এর মত। অর্থাৎ এখানে চিঠির সকল অংশ ডান মার্জিন ঘেঁষে হয়, কেবল তারীখ আর স্বাক্ষর ছাড়া। অধিকন্তু মূল বিষয় (الموضوع) এবং সমাপ্তিসূচক অভিবাদন (التحية الختامية) ডান মার্জিন থেকে দুই সেন্টিমিটার ভেতরে সন্নিবেশ করা হয়। (নমুনা দ্রষ্টব)

Sample of Arabic letter

৫. পরিপূর্ণ সন্নিবিষ্ট বিন্যাস। এটি প্রাচীন ও বিরল। এর বিশেষত্ব হল এখানে প্রাপকের নাম-ঠিকানা লেখা বা ছাপা হয় সিঁড়ির মত আকৃতিতে

আরবি ব্যবসায়িক চিঠির প্রকারভেদ

ব্যবসায়িক চিঠি বেশ কয়েক প্রকারের। যথা:

• ১. অনুসন্ধানমূলক পত্র। 
• ২. প্রস্তাবনা পত্র। 
• ৩. আবেদন পত্র। 
• ৪. অভিযোগ পত্র।
• ৫. কৈফিয়ত প্রদানের পত্র।
• ৬. পরিশোধ চেয়ে পত্র।
• ৭. সেক্রেটারির পত্র।

আরবি অনুসন্ধানমূলক পত্র কাকে বলে

সংজ্ঞা: هي رسالة تكتب من قبل مرسلها إلى مستقبلها للحصول على معلومات معينة أو معلومات إضافية

“এটি এমন চিঠি যা প্রেরক লিখে পাঠান প্রাপকের উদ্দেশে; যাতে কিছু নির্দিষ্ট তথ্য বা অতিরিক্ত তথ্য জানতে পারেন।”

আরবি অনুসন্ধানমূলক পত্রের প্রকারভেদ

ব্যবসায়িক পত্রের বিভিন্নতা অনুযায়ী অনুসন্ধানমূলক পত্রও বিভিন্ন রকমের হয়ে থাকে। তন্মধ্যে অধিকাংশ পত্র যে বিষয়ে অনুসন্ধান করে:

• ১- নিয়মকানুন, কার্যবিবরণী ও শৃঙ্খলার ব্যাপারে অনুসন্ধান।
• ২- কোনো ব্যক্তি ও তার কাজ করার যোগ্যতা সম্পর্কে অনুসন্ধান। আবার ব্যবসায়িক সুখ্যাতি ও আর্থিক অবস্থান সম্পর্কেও অনুসন্ধান।
• ৩- পণ্যের উৎস সম্পর্কে অনুসন্ধান।
• ৪- কোনো পণ্য ক্রয়ের উদ্দেশ্যে সে সম্পর্কে অনুসন্ধান।

১- নিয়মকানুন, কার্যবিবরণী ও শৃঙ্খলার ব্যাপারে অনুসন্ধান

কখনো ব্যবসায়ী পণ্যের কিছু নিয়মকানুনের ব্যাপারে অনবগত থাকতে পারে, যেটা তার কর্মের সাথে সম্পৃক্ত। বিশেষ করে যদি ব্যবসায়ী সে অঙ্গনে নতুন হয়ে থাকে। সেক্ষেত্রে সে ক্রয়ের সাথে সংশ্লিষ্ট নিয়মকানুন জানতে চাইবে যাতে ভুল থেকে বাঁচতে পারে এবং যে কোনো প্রকার আইনী বাধ্যবাধকতা থেকে দূরে থাকতে সক্ষম হয়। তাই সে আইনী কার্যপ্রণালী জানতে চেয়ে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষ বরাবর অনুসন্ধানমূলক পত্র পাঠাবে। এক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের উদাহরণ হল: শিল্প ও বাণিজ্য মন্ত্রণালয়, চেম্বার অফ কমার্স, কেন্দ্রীয় ব্যাংক।

কখনো অনুসন্ধানমূলক পত্র লেখা হয় অন্যান্য ক্ষেত্রের নিয়মকানুন জানার জন্যও। যেমন: বিনিয়োগ(Investment), ছাড়(Discount) ইত্যাদি। (নমুনা দ্রষ্টব্য)

অনুসন্ধানমূলক পত্রে ব্যবহৃত বাক্যসমূহ

• সূচনামূলক বাক্য

আমরা দৈনিক পত্রিকা থেকে আপনাদের প্রতিষ্ঠানে বিনিয়োগ সম্পর্কে অবগত হয়েছি.... (নিয়মকানুনের ব্যাপারে অনুসন্ধান)

আমরা বৈদ্যুতিক পণ্য আমদানি-রপ্তানির জন্য একটি বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠান প্রতিষ্ঠা করেছি... (ব্যবসায়িক সুখ্যাতির ব্যাপারে অনুসন্ধান)

জনাব আবু বকর সিদ্দীক কর্মের আবেদন করেছেন... (ব্যক্তি কর্মের জন্য উপযুক্ত কিনা তার অনুসন্ধান)

আব্দুল্লাহ রাজশাহী অঞ্চলে আমাদের সকল উৎপন্নদ্রব্যের প্রতিনিধি হওয়ার আবেদন পেশ করেছে... (ব্যক্তি কর্মের জন্য উপযুক্ত কিনা তার অনুসন্ধান)

আমরা বাংলাদেশ অফিস সরঞ্জাম কোম্পানি, যে কোম্পানি বিভিন্ন রকমের অফিস সরঞ্জাম আমদানি করার ক্ষেত্রে উল্লেখযোগ্য.... (পণ্যের উৎস সম্পর্কে অনুসন্ধান)

• সমাপ্তিসূচক বাক্য

আপনি আমাদেরকে যে তথ্য প্রদান করবেন তা আমাদের কাছে নির্ভরযোগ্যতা পাবে এবং পরিপূর্ণ গোপনীয়তার সাথে তা ব্যবহার করা হবে।

আশা রাখছি যে শিগ্‌গিরই আপনাদের ইতিবাচক জবাব পাব।

আশা রাখছি যে আপনাদের মূল্য ও শর্তসমূহ আমাদের মাঝে ব্যবসায়িক সম্পর্ক স্থাপনে সাহস যোগাবে।

আশা রাখছি যে এ চিঠিটা একটি উত্তম সম্পর্ক স্থাপনের সূচনা হয়ে থাকবে।

২. ব্যক্তি, কর্মের জন্য তার উপযুক্ততা ও ব্যবসায়িক সুখ্যাতির ব্যাপারে অনুসন্ধান

কিছু প্রতিষ্ঠান নিজেদের লোক নিয়োগের ক্ষেত্রে তার ব্যাপারে জানতে চায়। সে জন্য ঐ সকল প্রতিষ্ঠান চিঠি লেখে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষকে উদ্দেশ্য করে। যেমন: ব্যাংক, বাণিজ্যিক ব্যাংক, চেম্বার অফ কমার্স, অন্যান্য ব্যবসায়ী, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান। এরা ঐ ব্যক্তি সম্পর্কে মত প্রদান করবে যাকে এই প্রতিষ্ঠান নিযুক্ত করতে চাইছে। (নমুনা দ্রষ্টব্য)

৩. পণ্যের উৎস সম্পর্কে অনুসন্ধান

পণ্যের মালিক কখনো বিদেশ থেকে পণ্য আমদানির একটি বাণিজ্যিক প্রকল্পের কথা ভাবে। তবে যেহেতু সে এ সকল পণ্যের উৎস সম্পর্কে অবহিত নয়, সে তখন এ বিষয়ে বিশেষজ্ঞদের কাছে জানতে চায়। যেমন: চেম্বার অফ কমার্সে যে ব্যক্তি কাজ করে অথবা নিজ দেশের কিছু বিশেষায়িত নিয়োগ প্রতিষ্ঠান অথবা বিদেশে নিজ দেশের দূতাবাস অথবা দেশের ভেতরে বিদেশী দূতাবাসের বাণিজ্য সংক্রান্ত শাখা। পণ্যসমূহের জন্য প্রসিদ্ধ দেশগুলোর পণ্যের উৎস সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করবে সে। (নমুনা দ্রষ্টব্য)

৪. ক্রয়ের উদ্দেশ্যে কোনো পণ্য সম্পর্কে অনুসন্ধান

ক্রেতা (যিনি আমদানি করেন) তা পাঠাবে বিক্রেতার (যিনি রপ্তানি করেন) কাছে। এতে পণ্যের মূল্য, তার ধরণ, বিক্রির শর্তসমূহ, মূল্য ও পণ্য পরিশোধের ব্যাপারে যাবতীয় তথ্য থাকবে।

দ্রুত জানতে চেয়ে এ চিঠি ই-মেইলে লেখা যেতে পারে। সাধারণ চিঠির সাথে অতিরিক্ত হিসেবে।

ক্রয়ের উদ্দেশ্যে কোনো পণ্য সম্পর্কে অনুসন্ধান করে লিখিত পত্রে যে শর্তগুলো মানা জরুরী:

• ক. ক্রেতা যে উৎস থেকে ঠিকানা গ্রহণ করেছে; সেটা মিডিয়ার সংবাদ, বাণিজ্যিক শাখা, বাৎসরিক রিপোর্ট, বাৎসরিক মেলা, দূতদের সফর— যেটাই হবে তার দিকে ইঙ্গিত করা।
• খ. পণ্য ও এর প্রকারভেদ সম্পর্কে অনুসন্ধান করা। এটা সাধারণ করা হয় নমুনা অথবা ক্যাটালগ পাঠানোর মাধ্যমে।
• গ. দাম ও অনুমিত ছাড়ের ব্যাপারে জানা। এটা জানার উপায় হলো মূল্য তালিকা বা প্রাথমিক বিল তলব করে।
• ঘ. যে সময়কাল পর্যন্ত মূল্য কার্যকর থাকবে তা জানতে চাওয়া।
• ঙ. বিক্রয়, পরিশোধ ও হস্তান্তরের শর্তসমূহ জানতে চাওয়া।

(নমুনা দ্রষ্টব্য)

অনুসন্ধানমূলক পত্রের উত্তরে লিখিত পত্র

সংজ্ঞা: هي الرسالة المحررة من قبل الشخص المعنوي أو العادي الذي وصلته رسالة استفسار فيقوم بالرد عليها

“এটি হল কোনো বিশেষ বা সাধারণ মানুষ কর্তৃক প্রকাশিত পত্র, যার কাছে একটি অনুসন্ধানমূলক পত্র পৌঁছেছে আর সে ঐ পত্রের জবাব লিখছে।”

অনুসন্ধানমূলক পত্রের উত্তর লিখতে গেলে যে বিষয়গুলো মেনে চলা জরুরী:

• ১- দ্রুত উত্তর প্রদান।
• ২- সৌজন্যবোধের দিকে খেয়াল রাখা।
• ৩- পত্রে যেন সামগ্রিক অনুসন্ধানের উত্তর থাকে।
• ৪- পত্র-লেখকের কাছে উপযুক্ত মনে হয় এমন অতিরিক্ত তথ্য।

(৪টি নমুনা দ্রষ্টব্য)

অনুসন্ধানমূলক পত্রের জবাবে লিখিত পত্রে ব্যবহৃত বাক্যসমূহ

• সূচনামূলক বাক্য

আপনাদের .... তারিখের পত্র যাতে আপনারা জনাব .... কে নিযুক্ত করতে চেয়ে ...

আপনাদেরকে সে পত্রের জন্য ধন্যবাদ দিচ্ছি যাতে আপনারা আমাদের পণ্য সম্পর্কে জানতে চেয়েছেন...

আপনাদেরকে এটা জানাতে পেরে অত্যন্ত আনন্দিত যে পণ্যটি আমাদের গুদামে সঞ্চিত আছে...

আমাদের প্রতি আপনাদের নির্ভরতার জন্য কৃতজ্ঞতা রেখে বলছি...

আপনাদেরকে রপ্তানি পণ্যের তালিকা সংযুক্ত করে দিতে পেরে আমরা আনন্দিত...

• সমাপ্তিসূচক বাক্য

অতিরিক্ত কোনো তথ্যের প্রয়োজন পড়লে আমাদের কাছে আপনারা আবার লিখতে পারেন।

আপনাদের থেকে প্রাপ্ত যে কোনো অনুসন্ধান আমরা খুবই গুরুত্বের সাথে দেখব।

এটা জানিয়ে রাখছি যে এ মূল্যসমূহ .... পর্যন্ত কার্যকর থাকবে।

আমরা আপনাদের যে কোনো প্রয়োজন পূরণে পরিপূর্ণ প্রস্তুত।

আপনাদের থেকে দ্বিতীয়বার কিছু শোনার আশায়।

ব্যবসায়িক পরিভাষাসমূহ

সংজ্ঞা:

هي تعابير تكرر استعمالها بين التجار منذ زمن بعيد في مواضع تجارية تهمهم وتساعدهم في إنجاز أعمالهم

“এগুলো এমন কিছু প্রকাশরীতি যেগুলো বহুকাল আগ থেকে ব্যবসায়ীদের মাঝে পুনঃপুন ব্যবহৃত হয়ে আসছে ব্যবসায়িক কেন্দ্রসমূহে; এগুলো তাদের কাছে গুরুত্ববহ এবং তাদের কর্ম সম্পাদনে সহায়ক।”

ছাড়ের পরিভাষাসমূহ (Discount Terms)

এর অর্থ হলো পণ্যের মূল্য হ্রাস করা।

ক. الخصم النقدي (Cash Discount) [মূল্য ছাড়]এর অর্থ হলো পণ্যের মূল্য হ্রাস করা।

খ. الخصم التجاري (Trade Discount) [ব্যবসায়িক ছাড়]এর অর্থ হলো বিক্রেতার লাভের পরিমাণ হ্রাস।

গ. خصم الكمية (Quantity Discount) [পরিমাণ ছাড়]এর অর্থ হলো পণ্য হ্রাস করা।

পরিশোধের পরিভাষাসমূহ (Terms of Payment) 

ক. الدفع فورا (Prompt Cash) [তৎক্ষণাৎ পরিশোধ]অর্থাৎ ক্রেতা পণ্য হস্তান্তর করার সর্বোচ্চ তিন দিন সময়ের মধ্যে এর মূল্য পরিশোধ করবে।

খ. الدفع عند الاستلام (Cash On Delivery) [প্রদনোত্তর পরিশোধ]অর্থাৎ বিক্রেতা পণ্য হস্তান্তরের সময় মূল্য পরিশোধ করবে।

গ. الدفع بعد فترة معينة (Credit Sale) [ধারে বিক্রয়]পণ্য হস্তান্তরের একটা নির্দিষ্ট সময় পরে মূল্য পরিশোধ করা। এই সময়টা ক্রেতা-বিক্রেতার সম্মতিতে নির্ধারণ করা হয়।

ঘ. الدفع بشيك (By Cheque) [চেকের মাধ্যমে পরিশোধ]ক্রেতা কোনো বাণিজ্যিক ব্যাংকের চেকের মাধ্যমে বিক্রেতার পক্ষে পণ্যের মূল্য পূর্ণাঙ্গ বা আংশিক পরিশোধ করবে।

ঙ. الدفع بجوال مصرفية (Transfers) [অর্থ স্থানান্তরের মাধ্যমে পরিশোধ]যে ক্রেতার কোনো এক স্থানীয় ব্যাংকে চলতি হিসাব আছে, সে ঐ ব্যাংকে তার সঞ্চয় থেকে কিয়দংশ অর্থ নিজ দেশেরই অন্য কোনো শহরে থাকা বিক্রেতাকে পাঠিয়ে দিবে, পণ্যের মূল্য হিসেবে; বিনিময়ে ব্যাংক একটা কমিশন (চার্জ) কেটে নিবে।

চ. الدفع عند تسليم الوثائق (Cash Against Documents) [দলিলপত্র হস্তান্তরের সময় পরিশোধ]অর্থাৎ আমদানিকারী ব্যক্তি যখন মালামালের দলীলপত্র হস্তান্তর করবে, তখন সে মূল্য পরিশোধ করবে।

ছ. الدفع عند القبول (Cash Against Acceptance) [সম্মতির বিনিময়ে পরিশোধ]আমদানীকারী যখন রপ্তানিকারীর পক্ষে হুন্ডি সম্পাদনা করে বা রপ্তানিকারীর পক্ষ থেকে আহ্বানে সম্মতি প্রদান করে তখন ব্যাংক মালামালের দলীলপত্র পরিশোধ করে।

জ. الدفع عند الاطلاع (On Sight) [প্রত্যক্ষ করার পর পরিশোধ]যখন রপ্তানিকারী মালামাল আদান-প্রদানের নীতিসমূহ মূল্য পরিশোধের দায়িত্বে নিযুক্ত ব্যাংককে প্রদান করে, তখন সম্পূর্ণ অর্থ কেটে রাখার অধিকার সে পেয়ে যায়।

ঝ. الدفع عند الطلب (Cash with Order) [তলবের পর প্রদান]পণ্যের মূল্য চাওয়ামাত্র প্রদান করা।

ঞ. الدفع مقدما (Cash Before Delivery) [অগ্রিম প্রদান]পণ্য হস্তান্তরের পূর্বে অগ্রিম প্রদান।

আরবি চিঠিপত্র  লেখার নিয়ম পার্ট-1 যারা পড়েন নি তারা এখানে ক্লিক করে পড়ে নিন।